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L'Unified Communication (UC) è una novità. E lo è per i fornitori e per l'impresa. Nonostante ci siano alcuni recenti storie di successo, non vi è ancora una grande esperienza nell'impiego delle comunicazioni unificate.
Molti dei problemi che riguardano la messa in opera di VoIP/telefonia IP (IPT) sono ormai un fatto noto e possono essere evitati seguendo le best practice che sono state appositamente sviluppate. Passare al VoIP/IPT è il primissimo passo nell'integrazione dell'IT e delle telecomunicazioni. Molte delle best practice che sono state individuate per le implementazioni VoIP/IPT potranno essere validamente impiegate anche nella migrazione all'UC.
Questo articolo intende fornire un elenco delle predette best practice UC, alcune delle quali provengono dalle esperienze di implementazioni del VoIP/IPT. Con l'aumentare del numero di implementazione UC, l'elenco di queste best practice è destinato sicuramente a crescere.
Chi intende muovere i primi passi verso l'UC deve effettuare una revisione delle infrastrutture di telecomunicazioni e dati, dei dispositivi mobili usati e dell'application server che deve supportare Microsoft Exchange, Office Communications e Lotus Notes.
Le soluzioni UC sono disponibili in due varianti: network-based e application-based. Prima che sia finalizzato il commitment sull'UC, è necessario decidere quale “filosofia” seguire. Successivamente, di deve determinare quale uso si intende fare di telefoni IP e softphone: possono essere impiegati alternativamente oppure in contemporanea. Il modo migliore di procedere è di introdurre gradualmente le funzioni e le caratteristiche. Selezionate anzitutto una business unit da utilizzare come banco di prova e che consenta di introdurre l'UC nelle altre divisioni di business.
Ricordiamo che il termine "Best Practice" è utilizzato per definire le raccomandazioni che aumentano la probabilità di successo di un progetto e/o di un'operation. Si tratta di un concetto di management che comprende un elenco di considerazioni e che delinea i metodi, i processi o le attività più efficaci nel fornire un particolare risultato. L'idea è che con le procedure, le verifiche e i test adeguati, un progetto possa essere completato con esito positivo, avendo dovuto affrontare un numero assai limitato di problemi e di complicazioni inattese.
Best practice per la migrazione verso l'UC
Organizzazione
- Prima di avventurarvi in un'implementazione UC, riunite all'interno di un'unica realtà gli staff IT e di TLC.
- Effettuate un cross-training per gli staff IT e di telecomunicazioni affinché acquistino competenze nelle reciproche tecnologie e linguaggi.
- Ottenete un buy-in aziendale dalle aree di business interessate. L'Unified Communication si indirizza principalmente a queste unità di business e non all'IT in quanto tale.
- Fate in modo che le business unit e l'IT concordino sui tempi e sul calendario di deployment dell'UC.
- Individuate la business unit più adatta a essere il primo utente di tutta l'organizzazione.
Infrastruttura
- Verificate la capacità e le performance della rete.
- Aggiornate la rete affinché offra performance adatte a voce e video.
- Testate gli aggiornamenti effettuati per vedere se forniscono il rendimento atteso.
- Aggiornate l'IT e i sistemi di gestione delle telecomunicazioni in modo che possano gestire adeguatamente l'ambiente UC integrato.
Tecnologia
- Sviluppate delle competenze sul il Session Initiation Protocol (SIP), perché è il protocollo più frequentemente usato come l'interfaccia per i server che forniscono funzionalità UC.
- Partecipate ai training di migrazione UC organizzati da società non collegate ai vendor.
- Valutate i possibili problemi inerenti la sicurezza e la gestione dell'UC.
- Determinate se l'offerta UC potrà scalare in funzione di possibili variazioni nella dimensione di impresa.
- Verificate che l'offerta l'UC si inserisca in modo armonico nei piani IT per la migrazione verso le Service-Oriented Architecture (SOA).
- Mantenete un numero limitato di fornitori.
- Gli standard sono importanti, ma sappiate che tali standard evolveranno nel tempo e le soluzioni e i prodotti UC devono essere capaci di tenere il passo con eventuali modifiche degli standard.
- Fate attenzione ad aggiornare i componenti software UC al fine di installare nuove versioni, perché una nuova versione del software può ridurre l'interoperabilità.
- Una volta che avete selezionato un fornitore, mandate i componenti chiave dello staff IT a seguire corsi di formazione presso il vendor stesso.
Integrazione graduale
- Implementare il VoIP/IPT prima di passare all'UC.
- Iniziate con una divisioneche funga da progetto pilota, come per esempio potrebbe essere quello IT, prima di passare all'implementazione nell'intera impresa.
- Prendere in considerazione l'implementazione della messaggistica unificata e la sua possibile presenza come passo intermedio verso la piena implementazione dell'UC.
- Iniziate con un insieme di funzioni e un server alla volta. Assicuratevi che ogni funzione operi stabilmente prima di passare alla successiva.
- Iniziate prima con una rete cablata.
- Implementare le funzioni wireless in un secondo momento.
- Non fate gli aggiornamenti solo perché amate avere le ultimissime versioni.
- Fornite un training adeguato agli utenti.
- Contrattate l'impiego delle capacità di UC con gli utenti delle business unit. Non pensiate che tali utenti di buon grado vorranno automaticamente utilizzare le funzioni di UC.
Questo elenco di best practice e raccomandazioni continuerà a crescere con l'aumentare dei deployment di UC. Anche se il personale IT non ha bisogno di seguire tutte le best practice suggerite, può stilare una check list per evitare molti dei possibili ostacoli al successo di un'implementazione di UC.
