L'accusa che più spesso viene mossa nei confronti dei sistemi di videoconferenza è che usarli non è semplicissimo: sono tecnicamente complessi e hanno interfacce pesanti e in alcuni casi datate. Da una ricerca sul videoconferencing di Forrester Research è emerso che i dipendenti abbandonano le riunioni se ci sono problemi tecnici che durano dai 10 ai 15 minuti. Una società, utilizzando attrezzature acquistate solo cinque anni fa, ha visto saltare più del 10% dei video meeting che aveva programmato a causa di problemi tecnici.
Ma questi vecchi sistemi stanno per essere sostituiti da una nuova generazione di prodotti per la videoconferenza che finalmente funziona come si deve, sostengono Forrester e altri analisti di mercato. Con i luoghi di lavoro che si fanno sempre più distribuiti, la maggiore sensibilizzazione nei confronti dell'ambiente e l'aumento dei costi dei viaggi, i nuovi sistemi sono in grado di offrire un reale ROI, soprattutto se, come si ritiene, vedranno un sensibile riduzione dei prezzi.
Recentemente, Gartner ha consigliato alle organizzazioni che stanno valutando un aggiornamento dei loro sistemi di videoconferenza di acquistare prodotti basati su tecnologie ad alta definizione (HD), sostenendo che un aggiornamento in termini di qualità e il prezzo in calo giustificano l'investimento.
Il problema di base è che i manager hanno la necessità di capire come funzionano le riunioni di lavoro “remote”.
Di seguito vi proponiamo tre argomentazioni, presi dal rapporto di Forrester “Videoconferencing Rises Again”, che spiegano come la videoconferenza possa dire ancora la sua. Inoltre, c'è anche un breve elenco di suggerimenti per la scelta e l'utilizzo del sistema giusto per la vostra organizzazione. Tali suggerimenti si basano su interviste a dipendenti IT di business unit di 20 aziende differenti che sono state coinvolte nella scelta o nella messa in opera nei loro luoghi di lavoro di sistemi di videoconferenza.
- Un'immagine vale più di mille parole
Forrester sostiene che oggi i telelavoratori rappresentano il 20% della forza lavoro negli Stati Uniti. Secondo la società di ricerca, una cattiva comunicazione non è rara tra i lavoratori che comunicano a distanza con i loro colleghi, dice Forrester. La ricerca dimostra che almeno il 60% della comunicazione faccia a faccia sul posto di lavoro è non verbale. La videoconferenza consente maggiormente la comunicazione faccia a faccia fa che portano a un minor numero di cattive comunicazioni e un modo per costruire un team più stretto. - I risparmi sono tangibili
A differenza che nel passato, quando i vantaggi economici della videoconferenza sono stati scarsamente apprezzati, le organizzazioni possono oggi avere un ROI tangibile semplicemente guardando la riduzione delle spese di viaggio. Forrester evidenzia il caso di un produttore internazionale che stima che le spese per le riunioni trimestrali siano crollate del 97%, scendendo da 35.000 dollari a 1.000 dollari, grazie all'uso della videoconferenza, senza alcuna diminuzione nella qualità delle riunioni. - Non sono necessari degli esperti
Aggiornamenti tecnologici come i display HD e gli standard di rete Ethernet/IP hanno migliorato la qualità, l'affidabilità e la fruibilità dei sistemi di videoconferenza. Forrester cita una società farmaceutica il cui uso della videoconferenza è aumentato di tre volte quando sono stati integrati nei dispositivi display HD, i tool di collaborazione, una connessione IP e un'interfaccia utente intuitiva.
I suggerimenti per una videoconferenza di successo
Parlando di imprese che utilizzano la videoconferenza, secondo Forrester è meglio usare differenti configurazioni video a seconda del tipo di riunione.
Per sessioni di lavoro a one-to-one, il display di un PC è sufficiente, dato che consente agli utenti di operare faccia a faccia, mentre accedono alle loro applicazioni e ai loro strumenti di lavoro.
I sistemi video per le sale sono più adatti a sessioni che coinvolgono team distribuiti. Schermi di collaborazione consentono ai partecipanti di esaminare, modificare e approvare i vari lavori.
Il sistema video per gli auditorium, con audio di alta qualità, è la scelta ideale per quelle riunioni che coinvolgono tutto il personale aziendale. Utilizzando video a due vie per consentire sessioni di domande e risposte, piuttosto che solo la gestione della domanda via web o audioconferenza, consente ai dipendenti di interagire meglio e di sentirsi più legati ai loro datori di lavoro.
Stanze di telepresenza dovrebbero essere utilizzate quando è essenziale la comunicazione non verbale, come per esempio nelle negoziazioni, nei processi decisionali del gruppo dirigente o nelle conversazioni sensibili tra persone a notevole distanza.
Forrester ha rilevato che occorrono pochi minuti ai partecipanti per superare la sensazione di essere in un “filmato di alta qualità” prima di sentirsi all'interno di una vera riunione. Il fattore realtà è tale che, alla fine di tale riunione, i componenti di un gruppo hanno detto a Forrester che hanno finito il meeting con i partecipanti in piedi che offrivano i loro biglietti da visita o la mano alle loro controparti visualizzate sullo schermo.
