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Se tentare di copiare dei dati da un file Microsoft Outlook .PST a un altro client di posta elettronica che accetta solo una struttura di e-mail proprietaria o il formato .EML di Unix, andrete incontro a una serie di difficoltà. Il testo EML è uno standard di settore, ma è anche uno di quei formati di file di posta elettronica verso i quali Microsoft Outlook non offre un'esportazione nativa.
A tale scopo si può invece usare Exporter for Outlook di Brana Bujenovic, un tool shareware progettato proprio per esportare i messaggi da Microsoft Outlook in .EML, nel formato testo o HTML. Il programma richiede però che Outlook sia installato e funzionante, dal momento che utilizza l'application program interface (API) dello stesso Outlook per accedere ai messaggi memorizzati.
Per eseguire l'esportazione, selezionate le cartelle da cui effettuare l'esportazione e quindi cliccate su All messages o specificate i criteri di filtro. I risultati della ricerca possono essere esportati in più file singoli - .EML, .Html, .TXT e così via - o in un unico file mailbox Unix (.MBX). Anche gli allegati possono anche essere estratti - ma solo se salvati come testo o HTML - e memorizzati sia nella stessa cartella o in un'altra cartella a seconda delle necessità.
Se si esportano in singoli file, i messaggi vengono rinominati automaticamente in base al soggetto. Tuttavia, questa modalità può essere cambiata privilegiando il nome del mittente o la data di ricezione; il problema dei nomi duplicati viene risolto automaticamente. I messaggi di e-mail originali possono essere tenuti nella stessa cartella, trasferiti altrove o anche contrassegnati come esportati.
Completata l'esportazione, il software genera l'Exported Messages Index. Si tratta di un file HTML che consente di visualizzare il contenuto della cartella esportata, con gli hotlink per aprire ciascun messaggio. La visualizzazione ad albero della struttura è una comoda funzionalità che mostra tutte le cartelle di posta e le sottocartelle. Qualsiasi cartella che ha sottocartelle, può essere selezionata in due modi: individualmente o con tutte le relative sottocartelle. In questo modo è possibile esportare i messaggi che si trovano solo in quella cartella anche senza esportatore qualsiasi dato nelle sottocartelle.
La registrazione del programma costa 12 dollari a postazione. Esiste anche una versione gratuita di prova che è completamente funzionante, salvo il fatto che è stata disabilitata la funzione di esportazione del messaggio (ma gli indici sono ancora generati). Nota: se tentate di lavorare con un'istanza Outlook che ha diverse cartelle, l'interfaccia grafica di Exporter for Outlook può necessitare di un po 'di tempo per l'avvio, dato che pre-processa ogni servizio.
