I sistemi di e-learning possono contribuire ad accelerare l'accettazione e l'uso delle nuove tecnologie di comunicazione unificata (UC). Non solo aiutano i dipendenti ad apprendere con maggiore velocità gli aspetti tecnici inerenti il nuovo sistema, ma possono anche contribuire a promuovere la condivisione degli skill.
In effetti, come sottolinea Bern Elliot, direttore delle ricerca presso Gartner Group, le persone hanno diversi stili di comunicazione e spesso oppongono resistenza quando sono costrette a cambiare il modo con cui fanno comunicano. Per questo motivo è opportuno iniziare a proporre nuove cose agli early adopter che volontariamente si prestano a fare da tester. Molte altre persone preferiscono imparare quando sono sicure che tutto sia a posto, mentre altre si mostrano dubbiose e continuano fare domande sul perché le cose devono cambiare. Questa situazione porta a modelli di trend di adozione e di utilizzo obbligatoriamente filtrati dall'esperienza personale.
Un esempio di azienda all'avanguardia nell'uso di nuovi sistemi di e-training è Cisco, che ha sviluppato un intero reparto dedicato alla formazione dei propri dipendenti all'interno dei vari gruppi di business su ogni aspetto tecnologico e relativo alle competenze.
John Rouleau, manager dei servizi tecnici e della formazione di Cisco, ha individuato una serie di passaggi chiave attinenti la messa a punto di un'efficace strategia di e-learning. Tali passaggi sono la base su cui è stata sviluppata la strategia di formazione dei dipendenti in relazione ai nuovi telefoni IP e che è anche usata per i clienti di tutti i telefoni IP di Cisco.
Rouleau sostiene che il primo step sta nel definire quanto approfondite devono essere conoscenze, skill o capacità richieste dallo specifico programmi di formazione. Nel campo di un'implementazione di UC, questo aspetto potrebbe includere i dettagli su come lavorano le diverse componenti del sistema e il modo in cui possono essere usate per fare diventare più produttiva la frontline dei dipendenti.
Poi, l'organizzazione ha bisogno di sviluppare un modello di apprendimento. In questo senso, Rouleau propone il modello ADDIE, acronimo che sta per che sta per “analyze, design, develop, implement and evacuate”.
Creare le giuste condizioni
Rouleau ammette che ha dovuto affrontare diversi problemi quando ai dipendenti non sono state adeguatamente notificate le modifiche apportate al loro ambiente di lavoro. "Le persone sono spesso in ansia quando il loro ambiente di lavoro viene modificato, soprattutto quando si tratta di cose importanti come la comunicazione", ha spiegato Elliot. Meglio pianificare un periodo prolungato di formazione, anche più lungo di quello strettamente necessario per imparare.
Nel caso di Cisco, molte persone sono passate dall'utilizzo di telefoni tradizionali a quello di telefoni IP e vi è stato un lungo processo di apprendimento che è andato al di là del semplice uso del nuovo dispositivo.
Durante la fase di transizione, il management deve lavorare a fianco del fornitore di soluzioni UC per individuare eventuali bug che potrebbero causare problemi una volta che il sistema fosse integrato negli uffici dell'azienda. Eliminati tutti i potenziali problemi installate le applicazioni. Rouleau raccomanda un approccio graduale, in cui pochi utenti amanti della tecnologia sperimentano il nuovo sistema e verificano i vantaggi che tale sistema può apportare in ambito lavorativo.
Questo gruppo ristretto aiuta a individuare eventuali problemi di installazione/implementazione, il che consente di mettere a punto specifici metodi operativi o di risolvere tali problemi. Solo a questo punto il sistema UC può essere reso disponibile su larga scala.
Gli early adopter contribuiscono a plasmare la formazione
Allo stesso tempo, questi primi utenti possono esplorare il sistema di e-learning realizzato e può essere consentito loro di istruire altri dipendenti. Spesso, una formazione mirata in aula si traduce in diversi utenti che raggiungono un'approfondita conoscenza del sistema e tali utenti possono poi trascinare tutta l'organizzazione. Quindi una combinazione di formazione Web-based e in aula virtuale può essere di grande aiuto.
Usare l'e-training per favorire l'apprendimento informale
Una parte che non è tipicamente inclusa nei sistemi di e-learning è l'istituzione di norme suggerite, come per esempio il modo in cui deve essere impostato e utilizzato un sistema di instant messaging. In questi casi, la comunicazione è spesso tra le righe e il mezzo che scegliete per dire qualcosa è importante quanto lo stesso contenuto. Dal momento che molti di questi strumenti sono progettati per permettere alle persone di lavorare insieme, è possibile creare un gruppo di persone di pari livello e che siano tutti appartengano alle buddy list di ciascuno.
